Iata ca a sosit COVID-19.

Anularea evenimentelor datorita Coronavirus: cum sa comunici cu incredere cu participantii, sponsorii si partenerii pentru a le pastra increderea.Specialistii in marketing nu sunt deloc straini schimbarilor de ultim moment si situatiilor de criza, ele sunt parte curenta din evenimentele lor.

Acestea de obicei au legatura cu anulari ale participarii unor speakeri, cozi lungi la inregistrare, conexiune WiFi slaba si alte situatii care pe moment par sa creeze probleme … dar palesc in fata a ceea ce inseamna la nivel global aparitia coronavirusului.

Ca raspuns la aceasta amenintare, multe companii isi muta evenimentele in portaluri digitale in timp ce altii decid sa anuleze sau sa reprogrameze pentru o data viitoare. Industria evenimentelor va simti efectele  COVID -19 mult timp de acum incolo.

Peste tot in lume, festivalurile, evenimentele sportive, conferintele chiar si evenimentele sociale dintr-o comunitate s-au anulat sau amanat datorita masurilor luate de autoritati pentru a impiedica raspandirea  COVID-19. Organizatorii de evenimente au fost nevoiti sa ia decizii grele si sa aleaga cea mai buna varianta pentru situatia lor.

Tehnologia a permis unor companii sa ofere rapid experiente online pentru evenimente si au actionat in acest sens inca de a doua zi, insa acestea nu vor putea inlocui vreodata apropierea umana. Aceasta pandemie a dus la anularea unor evenimente foarte mari cum ar fi Coachella Valley Music and Arts Festival din Statele Unite, chiar in momentul in care artistii mai aveu putin sa soseasca.

Recomandarile primite zilnic au condus la anularea brusca a tutoror evenimentelor fie ele mari sau mici, in comunitatile ce aveau sau nu aveau cazuri de COVID-19, multe sau putine, cu sau fara transmisie comunitara. Incercarea de a „aplatiza curba” este o strategie de sanatate publica pentru a impedica imprastierea virusului si a-i da timp sa raspunda.

Aceasta situatie este critica intradevar, insa este important sa luam in calcul totusi si tot ceea ce se pierde social si economic, cand atat de multe evenimente se anuleaza.

Costurile sociale ale anularilor

Scaderea economica datorata anularilor de evenimente este extrem de importanta. Putina atentie a fost acordata totusi si implicarii sociale cand toate intrunirile se anuleaza deodata. Evenimentele joaca un rol important in viata unei comunitati si studiile au aratat in mod repetat ca participarea la evenimente are multe beneficii, cum ar fi cresterea unor comunitati mai puternice, mai flexibile. Mai mult, s-a descoperit ca simtul proprietatii, pe care oamenii adesea il valorizeaza, este cel ce ii motiveaza adesea sa participe la evenimente, pentru a putea petrece timp cu familia, prietenii sau alte persoane din comunitatea lor.

Exista un risc, acela ca evenimentele sa nu se mai reprogrameze

Odata ce anulezi un eveniment, exista intotdeauna riscul sa nu-l mai poti reprograma odata ce criza trece, si aceasta este grija actuala a organizatorilor de evenimente mici cu bugete reduse. Pentru unii din ei, evenimentul lor anual era singura oportunitate de a castiga ceva fonduri pentru a rezista pana anul urmator.

Cum bine stim, cheltuielile efectuate in timpul planificarii unui eveniment nu mai pot fi recuperate in caz de anulare de cele mai multe ori. Cu mult inainte ca un eveniment sa aiba loc organizatorii platesc onorarii pentru artisti, bilete de avion, inchiriaza locatii, produc materiale de marketing. O parte din organizatorii de evenimente mari din strainatate au de cele mai multe ori asigurare care sa acopere aceste pierderi, dar cei mici cu siguranta nu au.

Pentru a supravietui asadar unei situatii de criza, organizatorii trebuie sa comunice cu toti cei implicati ce trebuie facut in situatia data. Aceasta este greutatea de pe umerii lor, sa tina pasul cu anunturile si modificarile oficiale pentru a lua cele mai bune decizii pentru toti cei implicati intr-un eveniment anulat sau amanat.

Sprijinul nu se anuleaza

Ce trebuie sa faci daca ai bilete la un eveniment ce trebuia sa aiba loc? Informeaza-te si respecta regulile comunicate de organizatori sau institutiile abilitate din comunitatea unde urma sa aiba loc evenimentul. Daca esti dezamagit … ajuta organizatorii sa supravietuieasca crizei anularii.

Sunt multe evenimente organizate de asociatii non-profit. In loc sa stam nepasatori in fata anularii mai bine incercam sa donam, sa ne oferim voluntari si sa aratam intregul nostru sprijin pentru asociatia respectiva, reiterand intentia de a participa la eveniment de indata ce situatia o permite. Aceste acte de binete ne vor ajuta in aceasta perioada.

Evenimentele dupa COVID-19

Aceasta pandemie, ca si altele de altfel, va disparea la un moment dat si cand acest lucru se va intampla evenimentele vor juca un rol important in revenirea comunitatii. Dupa ce SARS si-a facut treaba in Toronto in 2003, un concert cartabil SARS a avut loc cu Rolling Stones si alti artisti importanti pe afis, ajutand la aducerea vizitatorilor din nou in oras.

Sentimente de dezamagire si frustare exista … insa dupa ce va trece aceasta pandemie, si va trece, vom avea ceva de castigat doar daca oferim suport celor din jurul nostru – organizatori, furnizori, participanti – in masura in care putem.